こんにちは！デザイナーのせがわです。

ノベルティでは、業務や会社全体の取り組みに対して常に自分ごとで考える意識を持てるように、オープンな情報共有を行う場として様々なミーティングを実施しています。

今回は業務に関するものから社員同士のコミュニケーションに関するものまで、ノベルティで取り入れているミーティングを紹介します。

なお、ノベルティではミーティングのことを「MTG」と表記しているため、この記事でも以降は「MTG」と表記しています。

週頭の全体MTG（通称：月曜MTG）

頻度：週1回（休み明け最初の出勤日）
所要時間：15分〜30分

月曜MTGは始業時間の朝9時から社員全員で行います。

主に次の3つの連絡をする場です。

• 1週間のスケジュールの確認と全体連絡
• プロジェクトの進捗確認
• チーム別タスク確認

1週間のスケジュールの確認

社員の出勤状況に関する連絡、来客予定、クライアントとのMTG予定などのスケジュールの確認をします。

社員全体への連絡事項がある場合はこのタイミングで周知をします。

プロジェクトの進捗報告

続いて、現在進行中の各プロジェクトについてディレクターから進捗報告を行います。

ノベルティの制作では、マーケター・デザイナー・エンジニアでの完全分業制となるため、これまでは自分の作業フローを終えると全体の状況が不透明になりがちでした。

全体MTGの中で進捗報告の場を設けることで、現在社内でどんなプロジェクトが進行していてどんな状況になっているのかを、制作担当者だけじゃなく社員全員が把握することができるようになりました！

チーム別タスク確認

最後に各種チームに分かれて、個人が抱えているタスクの状況を確認します。

タスクの締め切り、進行状況、中間報告のタイミングを明確にして報告することで、全員が案件の期日を意識した取り組み方ができるようになることが狙いです。

スタンドアップMTG

頻度：週2回
所要時間：10〜15分

スタンドアップMTGとは、進行中のプロジェクトチームで進捗状況について話し合い、進行の妨げになるような障害を特定するためのミーティングです。

担当者毎に次の3つの軸に沿って報告し、プロジェクトの進捗状況を共有します。

• 前回のスタンドアップMTGから今日まで、なにに取り組んだか？
• 今日から取り組むことはなにか？
• 現在障害となっている課題はなにか？

スタンドアップMTGを導入してから、以前よりもプロジェクトメンバー全員が案件の進行具合を自分ごととして捉えられるようになりました。

また、定期的にプロジェクトチームで意見を交換する機会としても活用できているため、不安や疑問などが大きな問題になる前に解決できるようになりました。

キックオフMTG

頻度：プロジェクト開始時
所要時間：30分〜1時間

キックオフMTGは、制作に加わる担当者全員で新規プロジェクトの情報を共有し、プロジェクトのスタートに向けてメンバーの足並みを揃えるためのMTGです。

各チームで制作担当者を決め、ディレクターからプロジェクトや顧客の情報共有が行われます。

キックオフMTGを終えると本格的に制作がスタートするので、各担当者ごとに自分の作業フェーズに関する情報の聞き漏らしがないようにするほか、クライアントとの打ち合わせに向けてヒアリングの準備を進めていきます。

チームMTG

頻度：毎月1回
所要時間：1時間〜1時間30分

チームMTGでは、案件に関すること、新たに取り入れる技術の勉強会、制作物に関するフィードバックなど、MTGごとにチームで議題を定めています。

ノベルティの制作チームとして、会社で掲げている目標を達成するためにどんな能力を付けていく必要があるのか、それにむけてどんな取り組みをしていく必要があるのかなどを議論します。

また、会社に対する要望や提案などがあればこの場で議論し、その結果をチームリーダーがリーダーMTGの議題として取り上げることもあります。

リーダーMTG

頻度：毎月1回
所要時間：1時間〜1時間30分

リーダーMTGは、会社のプロジェクト成功に向けて具体的なアクションプランを策定する場です。

特に、売上目標達成と、それを支えるメンバー育成に焦点を当てて次の2点を議論します。

• 売上達成：各チームが売上目標を達成するために、どのような施策を実行するか。
• メンバーの育成計画： メンバーの能力を向上させ、チーム全体の生産性を高めるための具体的な育成プラン。

このMTGを通じて、売上向上のための具体的な行動指針を定め、全員が同じ方向に向かって取り組むことを目指します。

ランチMTG

頻度：毎週3名をランダム選出
所要時間：1時間30分

ランチMTGは社員同士のコミュニケーションの促進を目的として始まりました。

Botによって毎週3名がランダムに選出されるので、普段はなかなか話す機会が少ない人とも交流する機会が生まれます。

ランチMTGの日の休憩時間は普段よりも長めの1時間30分なので、いつもよりもたくさんお話できたり、少し遠いごはん屋さんにも挑戦できます。

もう一つ嬉しいポイントとして、会社から1人1,000円までの昼食代補助が出るので、いつもは手が出せないちょっと良いランチで贅沢できちゃいますね。

社員数が増えてから、以前ほどコミュニケーションを深められる機会が減っていたのですが、ランチMTGが導入されたことでチームの枠を超えて話すキッカケが生まれたり、社員の新たな一面や共通点を見つけることができるようになりました。

さいごに

ノベルティで取り入れている様々なMTGを紹介しました。

MTGが多い＝仕事に集中できる時間が少ない、というマイナスイメージがつきものです。

しかし、ノベルティで採用している数々のMTGは、プロジェクトを進める上で発生するコミュニケーションエラーを改善する機会としてプロジェクトの進行がスムーズになっただけでなく、以前よりも社員1人1人が責任感を持って自分の業務と向き合えるようになりました。

ダラダラ執り行うのではなく、短い時間で意義のある密なMTGを目指して取り組むことが大切ですね！

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